Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement Bakkershaag

Op grond van de bevoegdheid krachtens artikel 23 van de statuten van de Renkumse Tennisvereniging Bakkershaag heeft de algemene vergadering op 15 november 2011 onderstaand huishoudelijk reglement vastgesteld.

Gehanteerde begrippen

Artikel 1

De vereniging: Renkumse Tennisvereniging Bakkershaag.

De statuten: de statuten van de Renkumse Tennisvereniging Bakkershaag zoals deze vanaf 17 april 2008 luiden.

De leden: de in artikel 4 en 5 van de statuten genoemde leden.

De algemene vergadering: de algemene vergadering van de Renkumse Tennisvereniging Bakkershaag zoals bedoeld in artikel 16 van de statuten.

Rechten en verplichtingen der leden

Artikel 2

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen.

Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding te dragen.
Artikel 3 Verenigingsjaar

Krachtens het eerste lid van artikel 15 eerste van de statuten loopt het verenigingsjaar van 1 januari tot en met 31 december van enig jaar.

Artikel 4 Lidmaatschapsvormen

–       Juniorlidmaatschap: geldt voor leden die in de loop van het verenigingsjaar de 18-jarige leeftijd nog niet zullen hebben bereikt.

–       Seniorlidmaatschap geldt voor leden die in de loop van het verenigingsjaar de 18-jarige leeftijd bereiken of ouder.

–       Studentenlidmaatschap geldt voor seniorleden die aan het begin van het verenigingsjaar een geldige studentenkaart kunnen overleggen. Met uitzondering van de hoogte van de contributie gelden voor het studentenlidmaatschap alle rechten en plichten die gelden voor het seniorlidmaatschap.

–       Winterlidmaatschap: seniorleden hebben de mogelijkheid om lid te worden voor de winterperiode. Het winterlidmaatschap loopt van 1 oktober tot en met 31 maart. Tenzij anders bepaald gelden voor het winterlidmaatschap alle rechten en plichten die gelden voor het seniorlidmaatschap.

Artikel 5  Financiële verplichtingen

Leden zijn verplicht – voorzover geen automatische incasso afgegeven aan de penningmeester – de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld of het afkoopbedrag voor verenigingswerk te voldoen vóór aanvang van het desbetreffende verenigingsjaar.

Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen welke uit het lidmaatschap voortvloeien.

Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente, administratiekosten en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.

Indien leden een automatische incasso aan het bestuur hebben afgegeven zal de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld of het afkoopbedrag voor verenigingswerk in de maanden februari of maart van het desbetreffende verenigingsjaar via deze automatische incasso worden geïnd. Indien bij het innen de incasso wordt geweigerd, danwel wordt teruggeboekt zal het bestuur nog éénmaal via automatische incasso trachten het bedrag te innen. Indien ook na een tweede automatische incasso een lid nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen welke uit het lidmaatschap voortvloeien.

Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente, administratiekosten en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.

Artikel 6 Verenigingswerk

Seniorleden zijn gedurende het verenigingsjaar verplicht verenigingswerk te verrichten. Het verenigingswerk bestaat uit een aantal door het bestuur vast te stellen bardiensten of een equivalent hiervan in andere werkzaamheden. Het bestuur zal jaarlijks 3 maanden voor het nieuwe verenigingsjaar een formulier aan de leden uitreiken met werkzaamheden die kunnen worden verricht. Op dit formulier kunnen de leden aangeven welke werkzaamheden zij willen verrichten. Het formulier dient 1 maand vóór aanvang van het verenigingsjaar (derhalve vóór 1 december) bij het bestuur te zijn ingeleverd.

Het bestuur heeft de bevoegdheid in overleg met het lid af te wijken van de in het formulier aangegeven voorkeur van werkzaamheden.

Leden die geen verenigingswerk wensen te verrichten kunnen dit aangeven op het verenigingsformulier en kunnen dit afkopen voor een door de algemene ledenvergadering vast te stellen bedrag.

Het bestuur heeft de bevoegdheid leden op grond van bijzondere omstandigheden vrij te stellen voor het verenigingswerk.

Artikel 7 Aanwezigheid bijeenkomsten

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs-, kascommissie en T.C.-vergadering zijnde), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.

Artikel 8 Einde lidmaatschap

In de statuten van de vereniging zijn de regels omtrent opzegging van het lidmaatschap geregeld. Opzegging dient schriftelijk te geschieden bij de ledenadministratie. Mondelinge opzeggingen kunnen niet in behandeling worden genomen.

Opzegging kan slechts geschieden tegen het einde van het verenigingsjaar met inachtneming van een opzeggingstermijn van 4 weken, door de algemene ledenvergadering gesteld op 1 december. Voor het winterlidmaatschap geldt dat het lidmaatschap moet zijn opgezegd vóór 1 september.

Opzegging in strijd met het hier bepaalde doet het lidmaatschap eindigen op het vroegst toegelaten tijdstip, volgende op de datum waartegen was opgezegd. Wanneer het lidmaatschap in de loop van het verenigingsjaar eindigt, blijft de jaarlijkse bijdrage voor het geheel verschuldigd.

Het bestuur zal de regels omtrent opzegging alsmede een daartoe geschikt formulier op de website van de vereniging plaatsen.

Nieuwe leden

Artikel 9

Personen die lid wensen te worden van de vereniging dienen zich schriftelijk aan te melden via het daartoe bestemde aanmeldingsformulier. Het aanmeldingsformulier kan op verzoek worden uitgereikt danwel worden verkregen via de website van de vereniging.

Op het aanmeldingsformulier dient te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en –datum alsmede een emailadres.

De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.

De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministratie op te geven.

De vereniging kan de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.

De verschuldigde contributie voor nieuwe leden is in het jaar van aanmelding verdeeld over vier kwartalen voor de duur van het verenigingsjaar, waarbij de maand van aanmelding valt in het desbetreffende kwartaal. Ook het verenigingswerk en de eventuele afkoop hiervan worden in kwartalen vastgesteld.

Een nieuw lid is entreegeld verschuldigd waarvan de hoogte jaarlijks wordt vastgesteld door de algemene vergadering.

Algemene vergadering

Artikel 10

In het verenigingsjaar worden tenminste twee algemene vergaderingen gehouden, één in het voorjaar, één in het najaar. In de voorjaarsvergadering legt het bestuur rekening en verantwoording af over het voorafgaande verenigingsjaar onder overlegging van het jaarverslag, met daarin een balans en een staat van baten en lasten. In de najaarsvergadering wordt de begroting alsmede de contributie voor het komende verenigingsjaar vastgesteld, alsmede de datum voor de komende voorjaarsvergadering in verband met het bepaalde in artikel 15, derde lid van de statuten. Het contributievoorstel alsmede de datum van de najaarsvergadering zullen tenminste 3 weken gelegen zijn vóór de opzeggingsdatum genoemd in artikel 8.

Artikel 11

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 12

De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 13

Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

Besluitvorming

Artikel 14

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.

Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 15

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing.

Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.

Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Artikel 16

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.

Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld.

Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.
Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

Bestuur

Artikel 17

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend, leder jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

Artikel 18

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens
werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.

Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur.

In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 19

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen ofte verdagen.

Artikel 20

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen vóór de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 21

Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Artikel 22

Het bedrag als bedoeld in artikel 14, lid 5 onder sub I van de statuten, wordt gesteld op 2.500 euro.

Commissies


Artikel 23

De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie.

Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd.

Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.

De commissies – met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 24

De commissie, als bedoeld in artikel 15, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

Artikel 25

De werkzaamheden van de commissies en het bestuur zijn geregeld in het beleidsplan.

Artikel 26

Introductie of baanverhuur wordt geregeld en uitgevoerd door de ledenadministratie.

Verplichtingen van het bestuur

Artikel 27

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden

van:

  1. namen en adressen van de in artikel 4 en 5 van de statuten bedoelde personen;
  2. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
  3. de bezittingen en schulden van de vereniging.
    Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.

Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.

Slotbepalingen

Artikel 28

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding. Het bestuur dient zorg te dragen dat het huishoudelijk reglement en de statuten worden gepubliceerd op de website van de vereniging.

Artikel 29
Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 15 november 2011

Geef een reactie

Jouw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *